3 ferramentas de gestão que podem impulsionar a sua empresa

Você utiliza ferramentas de gestão para qualificar os resultados da sua empresa? Se não o faz, está perdendo boas oportunidades. Há instrumentos capazes de oferecer contribuições valiosas para a tomada de decisões e elaboração de estratégias em cenários diversos. E o melhor: atendem perfeitamente aos pequenos negócios.

Vamos aprender sobre 3 ferramentas fundamentais para a gestão da sua empresa, são elas:

  • 5w2h
  • Matriz GUT
  • Six Sigma

5w2h

O que é? – Basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa.

No que ajuda? – Planejar ações para execução e realização de metas

Quais são as perguntas do 5w2h?

  • What (o que): qual a meta a realizar
  • Why (por que): quais são as razões para a proposição da meta
  • Where (onde): em que local ou área da empresa a meta será realizada
  • When (quando): quais são os prazos para a realização da meta
  • Who (quem): quem fará o que para o cumprimento das etapas até a realização da meta
  • How (como): como serão desenvolvidas as ações para a realização da meta
  • How much (quanto): qual o custo de concretização da meta para a empresa.

Um exemplo:

  1. O que: aumentar o número de visitantes em nosso site
  2. Por que: para começarmos a vender nosso plano diretamente da web
  3. Onde: marketing e comercial
  4. Quando: alcançar a redução de custos de 35% em 1 mês, 55% em três meses e 100% em seis meses
  5. Quem: caberá aos analistas de marketing implementar as ações
  6. Como: serão levantados todas as falhas e o número de visitantes mensais em nosso site nos últimos 3 meses, identificando oportunidades de vendas
  7. Quanto: o único gasto da meta será em tempo e empenho de todos os envolvidos

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Matriz GUT

O que é? – Um método de priorização de tarefas.

No que ajuda? – Definir o que é mais urgente entre as demandas da empresa.

Se o seu desafio é priorizar ações, não há como escapar da Matriz GUT, que considera a gravidade, urgência e tendência do processo para uma tomada de decisão menos prejudicial e mais assertiva para a empresa.

É uma ferramenta relativamente complexa, mas de resultados precisos. Para aplicá-la, é necessário montar uma tabela com cinco colunas: Ação, Gravidade, Urgência, Tendência e GUT.

Em seguida, liste as tarefas no campo Ação. Depois, defina uma pontuação de 1 a 5 para cada atividade nos demais campos, sendo que o número 5 indica uma tarefa extremamente grave, que necessita de ação imediata e cuja tendência sugere que pode piorar rapidamente.

No campo GUT, estará o resultado da multiplicação da pontuação registrada em Gravidade, Urgência e Tendência. A tarefa de GUT mais alto é a prioritária.

No Pegasus você consegue acessar a Matriz GUT na aba de Processos:

Consulta Matriz GUT

Six Sigma

O que é: modelo de gestão de processos de qualidade.

No que ajuda: testar novos processos, produtos ou serviços e qualificar os antigos.

A Six Sigma é uma ferramenta que propõe uma análise objetiva sobre o desempenho da empresa. Ela busca mensurar a frequência com que um processo imperfeito se repete, estabelecendo uma taxa de desperdício e definindo um padrão aceitável para o uso de recursos em uma tarefa.

Sua busca é por maior eficiência, economia e qualidade na empresa, o que pode ser alcançado a partir de duas metodologias diferentes:

DMAIC – voltada a melhorar processos ativos:

  • Definir: qual processo carece de melhorias
  • Mensurar: avalia o desempenho e a causa do desperdício
  • Analisar: propõe estratégias corretivas
  • Incrementar: coloca em prática as soluções propostas
  • Controlar: verifica os resultados e se há necessidade de novos ajustes.

DMADV – destinada a novos produtos e processos:

  • Definir: estabelece um objetivo conforme a estratégia da empresa
  • Mensurar: indica o que se espera do produto ou processo
  • Analisar: avalia como chegar ao nível desejado
  • Desenhar: testa a viabilidade do projeto e planeja a aplicação
  • Verificar: coloca em prática e monitora os resultados.

Usando essas ferramentas com frequência você conseguirá melhorar a gestão dos processos e tarefas no dia a dia da empresa, dúvidas? Entre em contato agora mesmo!

Veja também: Como usar o 5w2h

1 comentário em “3 ferramentas de gestão que podem impulsionar a sua empresa”

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